Programa de gestión de clientes

Programa de gestión de clientes a medida para tu empresa

La información de tus clientes está repartida: los datos fiscales en el programa de facturación, las condiciones que le prometiste en un correo, el descuento pactado en la cabeza de quien lo negoció y los albaranes pendientes de facturar en una carpeta. Un programa de gestión de clientes junta todo eso en un solo sitio: una ficha por cliente con sus datos, su tarifa, su forma de pago y todos sus documentos enlazados, del presupuesto a la factura. Lo diseñamos alrededor de cómo trabaja tu empresa, no al revés.

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Qué es un programa de gestión de clientes

Un programa de gestión de clientes es el sistema donde una empresa centraliza la información y la operativa de cada cliente: sus datos fiscales y de contacto, las condiciones comerciales que tiene acordadas —tarifa, descuento, forma y días de pago— y los documentos generados con él: presupuestos, albaranes, facturas y devoluciones. No es una agenda de contactos: es el sitio donde el dato se introduce una vez, al dar de alta al cliente, y se aplica solo cada vez que le haces un presupuesto o le emites una factura.

Cómo funciona por dentro: la ficha de cliente

Todo gira alrededor de una ficha única por cliente. Al darlo de alta, o al abrir uno que ya existe, tienes toda su información en una sola pantalla:

Información general: nombre del cliente, código interno asignado automáticamente, NIF o CIF y tipo de documento, dirección completa, población, provincia, código postal y país.
Contacto: persona de contacto, email principal, email secundario y dos teléfonos, para saber siempre con quién hay que hablar y por dónde.
Condiciones comerciales: número de tarifa, descuento en factura por defecto, forma de pago, reclamo comercial y cuenta contable para el enlace con la contabilidad.
Pagos y facturación: si sus facturas se envían por email automáticamente, si lleva IVA, si tiene recargo de equivalencia, si trabaja con venta a crédito, sus dos días de pago y el apartado de correos.
Notas internas: un campo libre para lo que no cabe en ningún otro sitio pero todo el mundo necesita saber —que solo aceptan albaranes firmados, que facturan a través de una matriz, que hay que llamar antes de entregar—.

Los campos imprescindibles están marcados como obligatorios, así que no se puede dar de alta un cliente a medias: si falta el NIF o el email, el sistema no deja guardar. Es una decisión deliberada, porque un cliente incompleto es justo el que después bloquea una factura.

Funcionalidades de nuestro software de gestión de clientes

Construimos las que tu operativa necesita. Estas son las que desarrollamos con más frecuencia:

Base de datos de clientes centralizada

Alta de clientes con los campos que tú decidas, listado paginado con su número, nombre y CIF, y edición de cualquier ficha sin salir de la pantalla. Una sola base de datos, accesible desde el ordenador de la oficina o desde el móvil en casa del cliente.

Del presupuesto a la factura sin volver a teclear nada

Cuando el cliente acepta un presupuesto no se rehace el documento: se busca, se indica la fecha y se convierte en factura, en albarán o en devolución con un botón. El nuevo documento hereda el cliente, sus líneas, su tarifa y su descuento. Los presupuestos se pueden además duplicar para clientes que piden lo mismo cada temporada.

Clientes a crédito y facturación agrupada

Si tienes clientes que retiran mercancía todo el mes y se les factura al final, marcas la venta a crédito en su ficha: sus albaranes se acumulan y luego se facturan de forma agrupada, por cliente, en facturación diaria o para clientes varios. Lo que suele ser una mañana entera a fin de mes pasa a ser un proceso de un par de minutos, sin dejarse ningún albarán sin facturar.

Presupuestos, albaranes, facturas y devoluciones

Todo el ciclo de venta desde el mismo sistema, con tus series de numeración y tus condiciones. Cada documento guarda la relación con el que lo originó, así que en el listado ves de un vistazo qué presupuesto acabó en qué albarán y qué albarán en qué factura.

Informe por clientes

Filtras por periodo y por cliente y obtienes todos sus documentos con su número, su fecha, el importe con y sin IVA y el usuario que lo generó. Es la respuesta inmediata a la pregunta de siempre: qué le hemos vendido a este cliente y cuánto nos ha comprado este año.

Informes de ventas, artículos y albaranes pendientes

Junto al anterior, informes de ventas, por artículos, de facturas y de albaranes pendientes de facturar —este último es el que te dice qué has servido y todavía no has cobrado—. Todos se filtran por periodo y se imprimen directamente.

Estados de documento y trazabilidad por usuario

Cada documento registra qué usuario lo creó y en qué estado está. Un borrador se puede editar o eliminar; uno ya emitido solo se consulta o se imprime, para que nadie modifique una factura que el cliente ya tiene en la mano.

Panel general del negocio

Al entrar, la primera pantalla resume el estado del negocio: ingresos del mes, albaranes pendientes, referencias en stock crítico y clientes nuevos, cada uno comparado con el mes anterior. Debajo, la evolución de ventas frente al año anterior, la distribución de ingresos por familia y la tendencia de pedidos de los últimos doce meses, con accesos rápidos a lo que se hace a diario.

Programa de gestión de clientes o CRM: ¿es lo mismo?

En la práctica se usan como sinónimos, pero hay un matiz útil. Un CRM clásico está pensado para el equipo comercial: oportunidades abiertas, embudo de ventas y agenda de visitas. Un programa de gestión de clientes cubre la relación completa —ficha, condiciones comerciales, documentos e informes por cliente— y conecta con el resto de la empresa. Cuando el sistema es a medida la distinción desaparece: si necesitas seguimiento comercial, se desarrolla como un módulo más sobre el mismo sistema, en lugar de contratar un CRM aparte que después haya que conectar.

Cuándo necesitas un programa para gestionar clientes

Estas son las señales de que tu forma actual de llevar los clientes se ha quedado corta:

Los datos de un mismo cliente están en el Excel, en el programa de facturación y en el correo, y no siempre coinciden.
Cada factura obliga a recordar de memoria qué tarifa, qué descuento o qué IVA se aplica a ese cliente.
Facturar los albaranes de fin de mes es una mañana entera de trabajo manual.
Has servido mercancía y nadie sabe con seguridad si llegó a facturarse.
Un presupuesto aceptado hay que volver a teclearlo entero para convertirlo en factura.
Preparar el listado de lo que ha comprado un cliente este año implica cruzar hojas de cálculo.

Integrado con el resto de tu gestión

El cliente no vive aislado: lo que le vendes sale de tu stock, lo que le facturas entra en tus cuentas y lo que compra alimenta tus informes. Por eso la gestión de clientes forma parte del mismo sistema que tus productos y familias, tu gestión de almacenes, tus compras a proveedores y tu facturación. Un albarán descuenta stock, una factura queda enlazada a su presupuesto y el informe de existencias refleja el movimiento, sin exportar nada de un programa a otro. La emisión de facturas contempla además Verifactu, con su propio listado de facturas pendientes de envío y su estado.

Cómo implantamos tu programa de gestión de clientes

Entendemos cómo vendes. Qué condiciones manejas por cliente, cómo facturas y dónde se pierde información hoy. Sin asumir nada.
Diseñamos la ficha y los flujos contigo. Qué campos necesitas, qué tarifas aplicas y cómo quieres que vaya del presupuesto a la factura. Tú lo validas antes de que escribamos código.
Desarrollamos por fases. Empezamos por la ficha de clientes y la emisión de documentos, y ampliamos desde ahí. Ves el progreso semana a semana.
Migramos tus datos. Pasamos tus clientes actuales desde Excel o desde tu programa anterior, limpios y sin duplicados, y formamos a tu equipo.
Evolucionamos contigo. Nuevos módulos, automatizaciones o informes cuando el negocio lo pida, sin cambiar de plataforma.

FAQ

Preguntas frecuentes sobre el programa de gestión de clientes

¿Puedo importar los clientes que tengo ahora en Excel?

Sí. La migración de datos forma parte de la implantación: revisamos el fichero, unificamos duplicados y lo cargamos en el sistema antes de que tu equipo empiece a trabajar con él.

¿Se puede usar desde el móvil o fuera de la oficina?

Sí. El sistema es web: se abre desde el navegador del ordenador, la tablet o el móvil, con las mismas credenciales.

¿Puedo aplicar tarifas y descuentos distintos por cliente?

Sí. Cada ficha lleva su número de tarifa y su descuento en factura, y se aplican solos en cada documento que emitas para ese cliente. Lo mismo ocurre con el IVA, el recargo de equivalencia y la forma de pago.

¿Cumple con Verifactu?

Sí. La facturación contempla Verifactu, con un listado propio de facturas pendientes de envío y su estado, una vez configurado el certificado digital de la empresa.

¿Puedo empezar solo con la gestión de clientes y añadir más adelante?

Sí. Es la forma habitual de empezar: la ficha de clientes y la emisión de documentos primero, y almacén, compras o informes avanzados después, sobre el mismo sistema.

¿Dejamos de buscar a tus clientes en tres sitios distintos?

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